Sık sorulan sorular

Bir kişisel veri bulma ve temizleme aracıdır. Kurumunuzun artık ihtiyaç duymadığı kişisel verileri Exchange Online e-postalarında, OneDrive dosyalarında ve Teams bire bir sohbetlerinde (erişim izni vermiş çalışanlar için) bulur ve ekibinizin bu verileri sizin belirlediğiniz güvenlik önlemleriyle silmesine yardımcı olur; her yönetimsel işlem kayda geçer.

• Exchange Online: iç içe klasörler dahil her posta kutusu klasörü; konu ve mesaj gövdesi. Ekler ve çevrim içi arşiv posta kutuları taranmaz.
• OneDrive: Word, Excel, PowerPoint, PDF, CSV ve düz metin dosyaları. Görüntüler ve taranmış belgeler okunmaz. Kuruluş dışıyla paylaşılan dosyalar bulguların yanında işaretlenir.
• Microsoft Teams: erişim izni vermiş çalışanların bire bir sohbetleri. Yalnızca onların gönderdiği mesajlar kapsamdadır; bu mesajlar sohbetteki diğer kişiye ait kişisel veriler de içerebilir.

Yedi hazır kural: T.C. kimlik numarası (TCKN), Türk IBAN'ı, her ülkeden IBAN, ödeme kartı numarası, Türk telefon numarası, e-posta adresi ve pasaport numarası. Kimlik numarası, IBAN ve kart kuralları yalnızca desene göre değil, sağlama (checksum) doğrulamasıyla da kontrol edilir. Örneğin yerel tanımlayıcılar için kendi anahtar sözcüklerinizi ve desenlerinizi de ekleyebilirsiniz.

Hazır kurallarla kendi anahtar sözcüklerimiz arasında fark var mı? Evet. Hazır kural paketleri ürünün amacı için tasarlanmıştır: KVKK yükümlülüklerinizi yerine getirmenize yardımcı olmak üzere IBAN ve T.C. kimlik numarası gibi kişisel verileri bulmak. Kendi anahtar sözcükleriniz ve desenleriniz ise sizin tercihinizdir: bunların uygun olup olmadığı tamamen sizin değerlendirmeniz ve sorumluluğunuzdadır.

Hayır. Hazır kuralları tek tek açarsınız ve taramadan önce örnek metin üzerinde deneyebilirsiniz.

Bulduğu numarayı değil, hangi kuralın eşleştiğini kaydeder. Gözden geçiren kişinin ne yapacağına karar verebilmesi için sonuçlarda mesaj konuları, dosya adları ve gönderen adresleri yine de görünür. Bunları görmek içeriğin gözden geçirilmesidir. Sonuçlara erişim, atadığınız rollere bağlıdır; bu erişimi amaç için gerekli, mümkün olan en az kişiyle sınırlamanızı öneririz.

Sonuçlarda içeriği gizleyebilir miyiz? Bugün hayır. Her çalışma biçiminde, Safe Scan dahil, sonuçlar konu, dosya adı ve göndereni kaydeder; Selective Deletion gözden geçirmesi bunları gösterir. İçeriği gizleyen ve gerektiğinde bir bulgunun tamamını ya da bir kısmını kayda geçen bir anahtarla gösteren bir sonuç görünümü Yakında.

Silme, bir yönetici açana kadar kapalıdır. Her zaman bulan ve raporlayan, hiçbir şey silmeyen Safe Scan (güvenli tarama) ile başlayabilirsiniz. Selective Deletion (seçerek silme), bir kişinin bulguları gözden geçirip yalnızca işaretlediklerini silmesini sağlar. Direct Deletion (doğrudan silme) ise kurallara güvendiğiniz durumlar için tek çalıştırmada bulur ve siler; öğeleri tek tek bir kişinin değerlendirmesine sunmaz.

Her ajan için kesin bir silme sınırı belirlersiniz. Bir çalıştırma sınırdan fazlasını silecekse durur. Sınırı aşmaya yarayan bir düğme yoktur: bir yöneticinin sınırı yükseltmesi gerekir ve bu değişiklik kayda geçer. Direct Deletion'da sınıra ulaşılmadan önce silinen öğeler silinmiş olarak kalır. Ayrıca işlem kaydı yazılamazsa silme reddedilir.

Hayır. Ürünün bir silme işlemini tersine çeviren bir özelliği yoktur. Silme bilinçli bir işlemdir; bu yüzden modlar, sınırlar, roller ve işlem kaydıyla korunur. Exchange ve OneDrive'da silme kalıcıdır; Teams mesajları Microsoft'un yumuşak silme (soft delete) yöntemiyle silinir. Bir OneDrive dosyası silinmeden önce kendi Azure depolama alanınıza yedeklenir ve varsayılan olarak 90 gün saklanır; yedekleme başarısız olursa o dosya silinmez. Yedeklenen bir dosyaya yeniden ulaşmak için onu kendi depolama alanınızdan kopyalarsınız; bu yedeklere erişimi de sınırlı tutun. Exchange e-postalarının yedeği yoktur. Microsoft 365 saklama ilkelerinizin veya bekletmelerinizin (hold) silme işlemleriyle nasıl etkileşime girdiği konusunda teknik ekibimiz size bilgi verebilir.

Kanunen saklamamız gereken verileri de silebilir mi? Bu veriler tarama kapsamındaysa evet. Bu nedenle saklama yükümlülüğü olan verilerin bulunduğu posta kutularını ve hesapları kapsam dışında bırakın. Ürünün bugün yasal saklama (legal hold) özelliği yoktur; belirli kişileri her türlü silmeden koruyan bir özellik Yakında gelecektir.

Exchange Online için evet: tanımlı bir amaç için, kişisel veri saklama ve imha politikanızın belirlediği periyodik imha döngüsüne bağlı, dönemsel bir temizlik planlayabilirsiniz; kendi anahtar sözcükleriniz ve desenlerinizle, silme sınırınız içinde. Taramalar, çalışanlara yönelik aydınlatma metninizde ve imha politikanızda belirtilen, önceden duyurulmuş ve öngörülebilir dönemlerde yapılır. Hiçbir zaman gizli ya da habersiz yapılmaz, ara vermeden çalıştırılmaz ve her mesajı geldiği anda işlemez (e-posta yönlendirme veya DLP tarzı araçlarda olduğu gibi). İsteğe bağlı, elle başlatılan taramaları da önceden duyurun. Hazır kurallar isteğe bağlı taramalarda çalışır; zamanlanmış taramalarda kendi anahtar sözcük ve desenlerinizin uygunluğu sizin değerlendirmenizdir. Yakında: KVKK/GDPR kural paketleriyle zamanlanmış taramalar ve zamanlanmış OneDrive taramaları.

Her yönetimsel işlem: yapılandırma değişiklikleri, taramalar, silmeler, sınır değişiklikleri, rol değişiklikleri, dışa aktarımlar ve erişim izni kaldırmaları. Ürünün içinden hiç kimse, bir yönetici bile, kayıtları değiştiremez ya da silemez. İşlem kaydının bütünlüğü doğrulanabilir: Verify integrity (bütünlüğü doğrula), hiçbir kaydın değiştirilmediğini veya silinmediğini kontrol eder. CSV olarak dışa aktarabilirsiniz.

Ürünün Users sayfasından atanan üç rol:

• Admin (Yönetici): güvenlik ayarları ve roller dahil her şey.
• Security Manager (Güvenlik Yöneticisi): tarama ve silme çalıştırır, tespit kurallarını düzenler; ancak güvenlik ayarlarını ve rolleri değiştiremez.
• Reporter (Raporlayıcı): geçmişe, sonuçlara, işlem kaydına ve dışa aktarımlara salt okunur erişir ve Safe Scan çalıştırabilir. Sonuçları görmesi amaç için gerekli olan kişiler, örneğin KVKK sorumlunuz ya da bağımsız denetçiniz için uygundur; sonuçlarda çalışan iletişimine ait konu, dosya adı ve gönderen bilgileri göründüğü için bu rolü dar tutun.

Rol atamak için uygulama rolü atayabilen bir Microsoft Entra rolü gerekir (örneğin Global veya Cloud Application Administrator).

Ürün kendi Azure aboneliğinizde çalışır. Tarama sonuçları, günlükler, işlem kaydı ve yapılandırma kendi Azure depolama alanınızda kalır.

Evet ve bunu açıkça söylüyoruz. Her Azure Managed Application'da olduğu gibi, inthouse'un aboneliğinizde uygulama için dağıtılan kaynaklara yönetim erişimi vardır. inthouse içeriğinize erişmez: tarama sonuçları, günlükler ve yapılandırma kendi Azure depolama alanınızda kalır. Ayrıntılar için teknik ekibimiz size adım adım bilgi verir.

Bunu teknik ekibimiz dağıtımınız için yanıtlar. Demo talep ederken sorun.

Evet, güvenlik soru formları ve tedarikçi değerlendirmeleriyle teknik ekibimiz ilgilenir. Satış ekibimizden sizi onlarla görüştürmesini isteyin.

Azure Marketplace'te "Compliance Manager for Microsoft 365" olarak. İki plan vardır: Exchange Online, OneDrive ve Teams ajanları için tek bir koltuk havuzu sunan Compliance Manager Suite ve koltukların ajan başına sayılıp faturalandırıldığı Pay-per-Agent. Microsoft tarafından Azure faturalandırma hesabınız üzerinden faturalandırılır. Dağıtılan kaynakların Azure altyapı maliyetleri Microsoft tarafından ayrıca faturalandırılır. Fiyatlar ayrı bir teklifle verilir.

Bir posta kutusu, ürün onu ilk kez taradığında koltuk olur ve kapsamda kaldığı sürece sayılmaya devam eder; yeniden taramanın ek maliyeti yoktur. Suite planında iki ajanın kapsamındaki bir kişi tek koltuk sayılır. Limit aşımı varsayılan olarak kapalıdır: koltuk sınırınızda, siz limit aşımını açmadıkça yeni posta kutuları koltuk ekleyene kadar reddedilir.

Evet. Satış ekibimizden ücretsiz deneme talep edin: Exchange Online, OneDrive ve Teams ajanlarıyla 5 kullanıcı, 15 gün. Sizi Azure Marketplace'te özel bir deneme planına davet ederiz; planı oradan yaklaşık 10 dakikada dağıtırsınız ve Global Administrator'ınız tek seferlik kurulum adımını tamamlar. Hiçbir şey silmeyen bir Safe Scan ile başlamanızı öneririz.

Lütfen satış ekibimize sorun. Denemenin nasıl sona ereceğini ve ücretli bir plana nasıl geçileceğini size anlatırlar.

Azure Marketplace'ten yaklaşık 10 dakikada dağıtılır; ardından Global Administrator'ınızın tek seferlik kurulum adımı gelir. İhtiyacınız olanlar:

• taramak istediğiniz posta kutuları, OneDrive hesapları ve Teams sohbetlerinin zaten Microsoft 365'te olması;
• kurulum yapılacak bir Azure aboneliği;
• tek seferlik kurulum adımı için bir Global Administrator;
• Teams için her çalışanın kendi erişim izni (Teams için açık rıza bununla alınır; bkz. SSS 21).

E5'e, ek bir Microsoft lisans seviyesine ya da ücretli bir Microsoft API'sine ihtiyacınız yoktur.

Her çalışan, sizin gönderdiğiniz; logonuzu ve metninizi taşıyan, Türkçe veya İngilizce markalı bir e-postadan kişisel olarak erişim izni verir. Kimin izin verdiğini, kimin beklemede olduğunu ve kimin izninin süresinin dolmak üzere olduğunu görebilir, tek adımda yeniden gönderebilirsiniz. Yalnızca erişim izni vermiş çalışanların bire bir sohbetleri ve yalnızca onların gönderdiği mesajlar kapsamdadır. Hukuk danışmanınızın yönlendireceği şekilde, taramadan önce çalışanların önceden aydınlatılması ve açık rızalarının alınması gerekir. Teams için bu açık rıza, çalışanın aydınlatıldıktan sonra davet e-postasından kişisel olarak verdiği bu erişim izniyle alınır. Erişim izni, çalışanlarınıza yönelik aydınlatma yükümlülüğünüzün yerine geçmez. 90 gün kullanılmazsa düşer; bu durumda çalışanın izni yeniden vermesi gerekir. Exchange Online ve OneDrive için ürünün bir açık rıza adımı yoktur: açık rızayı kendi sürecinizle alır ve kayıt altına alırsınız; ürün bunu saklamaz veya doğrulamaz. Hukuki tavsiye değildir; kendi hukuk danışmanınıza başvurun.

Hiçbir araç bunu tek başına yapamaz. inthouse Compliance Manager, kişisel verileri yalnızca ihtiyaç duyduğunuz süre kadar saklama ve ne yaptığınızı gösterme yükümlülüklerinizi yerine getirmenize yardımcı olur. Yasanın size nasıl uygulanacağı, kendi hukuk danışmanlarınızın konusudur.

Kişisel Verileri Koruma Kurulu 2026 yılında, işverenlerin kurumsal e-posta hesaplarına ve işle ilgili diğer iletişim kanallarına hangi usul ve esaslarla erişebileceğine ilişkin bir ilke kararı yayımladı. Çalışanların posta kutularını taramadan önce, bunun çalışanlara yönelik aydınlatma metinleriniz ve politikalarınızla nasıl örtüştüğünü hukuk danışmanlarınızla değerlendirin. Hukuk danışmanınızın yönlendireceği şekilde, taramadan önce çalışanların önceden aydınlatılması ve açık rızalarının alınması gerekir (Teams için erişim izniyle; Exchange Online ve OneDrive için kendi sürecinizle, bkz. SSS 21). Taramayı yalnızca kurumsal, iş amaçlı kanallarla sınırlayın ve önceden duyurulan, öngörülebilir dönemlerde yapın. Belirli bir çalışana yönelik ya da duyurulan dönemsel temizliğin dışında kalan her tarama, bulguların gözden geçirilmesi veya silme yalnızca güçlü bir delil bulunduğunda yapılmalıdır.

Her iki durumda: ürün, artık ihtiyaç duymadığınız kişisel verileri bulup silmek için tasarlandı; belirli bir çalışan hakkında araştırma yapmak için değil. Kısa bir "taramadan önce" kontrol listesi paylaşabiliriz. Hukuki tavsiye değildir; kendi hukuk danışmanınıza başvurun.

Destek ve ürünün nasıl kaldırılacağı konusunda satış ekibimiz size bilgi verir. Demo talep ederken sorun.